Die USt-IdNr. — Ihre Nummer für das Geschäft in der EU

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist die Nummer, mit der Ihre Firma im EU-Binnenmarkt auftritt — ungefähr das, was in der Schweiz die MWST-Nummer ist. Sie besteht aus dem Länderkürzel DE und neun Ziffern, ist nicht dasselbe wie Ihre Steuernummer und wird ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben: gebührenfrei, auf Antrag, und die Mitteilung kommt nur per Post. Dieser Guide zeigt, wer sie braucht, die drei Wege zur Beantragung und die Pflichten, die mit ihr kommen.

Steuernummer, USt-IdNr., W-IdNr. — wer ist wer?

Kleiner Stolperstein: Wer bis zum 30. November 2024 bereits eine USt-IdNr. hatte, dessen W-IdNr. entspricht genau dieser Nummer — es sieht also aus wie eine Nummer und ist doch zweierlei Verwendung.

Braucht Ihre Firma eine USt-IdNr.?

• Ja, sobald Sie mit Firmen in anderen EU-Ländern handeln: Waren dorthin liefern, Waren von dort beziehen oder Dienstleistungen an EU-Firmen abrechnen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge).
• Ja, wenn Ihre EU-Lieferanten sie verlangen — ohne gültige Nummer stellen sie Ihnen die ausländische Mehrwertsteuer in Rechnung, statt netto zu fakturieren.
• Nicht zwingend, wenn Ihre Firma ausschließlich im Inland kauft und verkauft. Beantragen können Sie sie trotzdem — auch als Kleinunternehmer.

Die drei Wege zur Beantragung

1. Bei der Gründung: Häkchen im Fragebogen. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen Sie die USt-IdNr. gleich mit. Das ist der bequemste Weg, weil das Finanzamt die Daten direkt ans BZSt weitergibt.
2. Später: Online-Antrag beim BZSt. Für Firmen, die schon steuerlich erfasst sind, gibt es ein Online-Formular. Die Angaben werden mit den Daten Ihres Finanzamts abgeglichen, und Sie bekommen direkt nach dem Absenden eine Rückmeldung zum Antrag.
3. Schriftlich an das BZSt, Dienstsitz Saarlouis — mit Firmenname, Anschrift, zuständigem Finanzamt und Steuernummer.

Wichtige Voraussetzung für alle drei Wege: Die USt-IdNr. kann erst vergeben werden, wenn Ihre umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt abgeschlossen und ans BZSt übermittelt ist. Wer zu früh anfragt, bekommt eine Absage — nicht, weil etwas falsch war, sondern weil die Daten noch nicht angekommen sind.

Für Schweizer Firmen: die Besonderheiten

• Die Schweizer UID oder MWST-Nummer ist keine USt-IdNr. Die Schweiz gehört nicht zum EU-Binnenmarkt — in der europäischen Prüfdatenbank ist eine CHE-Nummer nicht auffindbar. Für EU-Geschäfte brauchen Sie die Nummer des EU-Staates, in dem Ihre Firma erfasst ist
• Wer ist Ihr Finanzamt? Für Schweizer Firmen OHNE deutsche Betriebsstätte ist zentral das Finanzamt Konstanz für die Umsatzsteuer zuständig (Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung). Mit deutscher Betriebsstätte oder eigener GmbH ist es das Finanzamt am Standort
• Erst erfassen, dann beantragen: Ohne umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland gibt es keine deutsche USt-IdNr. Der Weg führt also immer über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
• Digitale Leistungen an EU-Privatkunden laufen nicht über diese Nummer, sondern gesammelt über die OSS-Regelung beim BZSt

Was nach der Vergabe auf Sie zukommt

• Rechnungen: Bei Reverse-Charge-Rechnungen an EU-Firmen gehören beide Nummern auf das Papier — Ihre und die des Kunden — plus der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Zusammenfassende Meldung: Innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Dienstleistungen melden Sie dem BZSt elektronisch, jeweils bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (Paragraf 18a Umsatzsteuergesetz). Der Meldezeitraum ist bei Warenlieferungen der Monat, unter 50.000 Euro je Quartal genügt das Quartal; für Dienstleistungen gilt der Quartals-Rhythmus.
• Kundennummern prüfen: Für eine steuerfreie Lieferung in ein anderes EU-Land muss der Kunde Ihnen eine gültige USt-IdNr. seines Landes nennen — das ist seit 2020 harte Voraussetzung, nicht nur Formsache (Paragraf 6a Absatz 1 Nummer 4 UStG). Das BZSt bestätigt Ihnen auf Anfrage die Gültigkeit einer fremden Nummer sowie Name und Anschrift dazu (Paragraf 18e UStG). Diese qualifizierte Bestätigungsabfrage kostet nichts — machen Sie sie bei neuen Kunden und heben Sie das Ergebnis auf.

Kleinunternehmer: die zweite Nummer seit 2025

Seit 2025 können Kleinunternehmer die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen (Paragraf 19a UStG). Dafür gibt es ein eigenes Meldeverfahren beim BZSt und eine eigene Nummer: die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Jahresumsatz im gesamten EU-Gebiet 100.000 Euro im Vorjahr nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht überschreitet; dazu kommen vierteljährliche Umsatzmeldungen ans BZSt (Fristen 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar). Das ist ein anderes Verfahren als die USt-IdNr. — und für Schweizer Firmen mit deutscher Betriebsstätte ohnehin meist keine Option, weil die Kleinunternehmerregelung einen Sitz in Deutschland oder der EU voraussetzt.

Warum wir beim Bestellen nach Ihrer USt-IdNr. fragen

Registerpilot gehört zur honeyflow GmbH mit Sitz in der Schweiz. Wenn eine Firma aus einem EU-Land bei uns Dokumente bestellt, läuft die Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren: Wir stellen ohne Umsatzsteuer aus, Sie melden sie in Ihrem Land — dafür braucht die Zahlseite Ihre gültige USt-IdNr., die dort automatisch geprüft wird. Kunden aus der Schweiz brauchen keine Nummer; sie zahlen den Preis inklusive der Schweizer Mehrwertsteuer.

Häufige Fragen

Hinweis: Dieser Guide ist ein Informationsservice und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Nummer Sie in welchem Fall verwenden, stimmen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.