Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung — einfach erklärt

Nach der Gründung in Deutschland will das Finanzamt zuerst eines: den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er wird elektronisch über ELSTER abgegeben — das Online-Portal der deutschen Steuerverwaltung, vergleichbar mit den kantonalen Steuerportalen. Pflicht: innerhalb eines Monats nach dem Start. Er bringt Ihnen Ihre deutsche Steuernummer und auf Wunsch gleich die USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — die Nummer, mit der Ihre Firma im EU-Geschäft auftritt, vergleichbar mit der Schweizer MWST-Nummer). Dieser Guide erklärt, welcher Fragebogen für Ihren Fall gilt und an welchen Feldern es hakt.

Welcher Fragebogen gilt für Sie?

Es gibt mehrere Varianten — die drei wichtigsten für Gründer aus der Schweiz:

Pflicht, Frist und der Weg ohne deutsches ELSTER-Konto

• Die Abgabe ist elektronisch Pflicht (Paragraf 138 Abgabenordnung); Papier gibt es nur auf Antrag in Härtefällen.
• Frist: ein Monat nach Eröffnung des Betriebs bzw. der Betriebsstätte.
• Kein deutsches ELSTER-Konto? Es gibt eine Schnellregistrierung nur mit E-Mail-Adresse, die genau für diesen Fragebogen gedacht ist — nach Erhalt der Steuernummer wird daraus ein vollwertiges Konto. Alternativ reicht ein Steuerberater den Fragebogen für Sie ein.

Die Stolperstein-Felder

• Umsatzschätzung: Ihre Schätzung für Gründungs- und Folgejahr steuert die Steuer-Vorauszahlungen und den Melde-Rhythmus der Umsatzsteuer (so heißt in Deutschland die Mehrwertsteuer) — zu hoch geschätzt bindet unnötig Liquidität, realistisch schätzen lohnt sich
• Kleinunternehmerregelung (Befreiung von der Umsatzsteuer bei kleinen Umsätzen): Für die deutsche GmbH oder das Einzelunternehmen mit Sitz in Deutschland möglich — für die Schweizer Firma mit deutscher Betriebsstätte dagegen NICHT (die Regelung gilt nur für Unternehmen mit Sitz in Deutschland oder der EU)
• Bankverbindung: Es wird eine IBAN abgefragt — die deutsche Geschäftskonto-IBAN ist hier die reibungsloseste Wahl
• Empfangsbevollmächtigter in Deutschland: Der Auslands-Fragebogen fragt danach — mit einer deutschen Zustelladresse (z. B. Ihrer Betriebsstätte) kommen Bescheide schneller an als per Post in die Schweiz
• Ort der Geschäftsleitung: Wird gezielt abgefragt und hat steuerliche Folgen — dieses Feld gehört in die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater

Was danach passiert

1. Das Finanzamt schickt Ihre Steuernummer per Post (erfahrungsgemäß einige Wochen — keine amtliche Zusage). Erst mit ihr sind ordnungsgemäße Rechnungen möglich.
2. Die USt-IdNr. beantragen Sie am einfachsten per Häkchen direkt im Fragebogen mit — vergeben wird sie vom Bundeszentralamt für Steuern. Was dahintersteckt und wie Sie sie später nachbeantragen, steht im Guide USt-IdNr. beantragen.
3. Ab dann laufen die regelmäßigen Meldungen (Umsatzsteuer, ggf. Lohnsteuer) — dafür brauchen Sie das ELSTER-Organisationszertifikat.

Ein Sonderfall läuft an diesem Weg vorbei: Verkauft Ihre Schweizer Firma digitale Leistungen — Software, Apps, Online-Kurse — an Privatkunden in der EU, wird die Umsatzsteuer nicht über das Finanzamt, sondern gesammelt über die OSS Nicht-EU-Regelung beim Bundeszentralamt für Steuern erklärt (§ 18i UStG). Der Zugang dazu läuft über das BZSt-Online-Portal: BOP-Zugang beantragen.

Häufige Fragen

Hinweis: Dieser Guide ist ein Informationsservice und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was Sie in den Fragebogen eintragen, stimmen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.