Handelsregisterauszug Beispiel: so lesen Sie ihn Spalte für Spalte

Der Aufbau eines Handelsregisterauszugs ist gesetzlich festgelegt. Bei einer GmbH, UG oder AG (Abteilung B, "HRB") hat der aktuelle Auszug sieben Spalten: 1 laufende Nummer, 2 Firma, Sitz und Gegenstand, 3 Stammkapital, 4 Geschäftsführer und Vertretungsregelung, 5 Prokura, 6 Rechtsform und Satzung, 7 Tag der Eintragung (§ 43 HRV). Unten finden Sie ein erfundenes Beispiel und die Erklärung jeder Spalte.

Hände mit Kugelschreiber über einem aufgeschlagenen Register mit vielen Spalten auf einem hellen Holztisch, daneben eine Lesebrille und ein Notizblock

Der Kopf: Gericht, Abteilung und Nummer

Oben auf jedem Auszug stehen das Registergericht (immer ein Amtsgericht, zum Beispiel "Amtsgericht München"), die Abteilung (A oder B) und die Registernummer (zum Beispiel "HRB 12345"). Die Nummer ist nur zusammen mit dem Gericht eindeutig. Wie Sie sie finden, erklärt der Ratgeber HRB-Nummer herausfinden. Dazu kommen Datum und Uhrzeit des Abrufs sowie die Seitenzahl.

Beispiel: so sieht ein aktueller Auszug einer GmbH aus

Frei erfundenes Beispiel, keine echte Firma. Der echte Auszug ist eine breite Tabelle; hier stehen die Spalten untereinander.

SpalteInhalt im Beispiel
KopfAmtsgericht Freiburg, Abteilung B, HRB 700000
13 (dritte Eintragung)
2Muster Technik GmbH, Sitz Freiburg im Breisgau, Geschäftsanschrift Beispielweg 1, 79098 Freiburg im Breisgau; Gegenstand: Handel mit Messgeräten
325.000,00 EUR
4Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt er die Gesellschaft allein. Sind mehrere bestellt, wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer oder durch einen gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten. Geschäftsführerin: Anna Beispiel, Basel, *01.01.1980, einzelvertretungsberechtigt
5Einzelprokura: Max Muster, Freiburg im Breisgau, *02.02.1985
6Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Gesellschaftsvertrag vom 15.03.2024
710.04.2024

Die sieben Spalten erklärt

SpalteÜberschrift (gekürzt)Was drinsteht
1Nummer der EintragungLaufende Nummer jeder Eintragung
2Firma; Sitz, Geschäftsanschrift; GegenstandName der Firma, Sitz, Anschrift in Deutschland, Zweigniederlassungen, Gegenstand
3Grund- oder StammkapitalStammkapital (GmbH, UG) bzw. Grundkapital (AG)
4Vertretungsregelung; Geschäftsführer, VorstandWer die Firma vertritt, mit Name, Geburtsdatum und Wohnort
5ProkuraProkuristen und Art der Prokura
6Rechtsform, Satzung; sonstige RechtsverhältnisseRechtsform, Datum des Gesellschaftsvertrags, z. B. Auflösung oder Umwandlung
7Tag der Eintragung; BemerkungenDatum der Eintragung, Hinweise

Einzelkaufleute und Personengesellschaften (Abteilung A, "HRA", z. B. e.K., OHG, KG) haben sechs Spalten: Es gibt kein Kapital, der Tag der Eintragung steht in Spalte 6 (§ 40 HRV).

Wer darf unterschreiben? Spalten 4 und 5

Genau das wollen Banken und Geschäftspartner meistens wissen.

  • Allgemeine Vertretungsregelung: die Grundregel für alle Geschäftsführer, wie im Beispiel oben.
  • Einzelvertretung: Diese Person darf immer allein unterschreiben, egal was die Grundregel sagt. Im Auszug steht dann "einzelvertretungsberechtigt".
  • Befreit von den Beschränkungen des § 181 BGB: Die Person darf auch Verträge mit sich selbst im Namen der Firma schließen.
  • Prokura (Spalte 5): eine gesetzlich festgelegte Vollmacht. "Einzelprokura" heißt allein, "Gesamtprokura" nur zusammen mit einer weiteren Person.

Aktuell, chronologisch oder historisch?

Der aktuelle Ausdruck (AD) zeigt nur den heutigen Stand. Der chronologische Ausdruck (CD) zeigt alle Eintragungen des elektronischen Registerblatts, auch gelöschte (§ 30a HRV). Der historische Ausdruck (HD) enthält eingescannte Blätter aus der Papierzeit. Für Bank und Behörde ist fast immer der aktuelle Ausdruck richtig. Mehr dazu im Ratgeber AD, CD, HD & SI erklärt.

Was steht nicht im Handelsregisterauszug?

Die Gesellschafter einer GmbH stehen nicht im Auszug, sondern in der Gesellschafterliste, einem eigenen Dokument im Registerordner. Auch die Satzung liegt dort. Beides erklärt der Ratgeber Gesellschafterliste und Satzung. Wie alt ein Auszug sein darf, steht im Merkblatt zur Gültigkeit von Nachweisen.

Häufige Fragen zum Handelsregisterauszug

Wie sieht ein Handelsregisterauszug aus?

Es ist eine Tabelle mit festen Spalten. Oben stehen Registergericht, Abteilung und Registernummer, darunter bei einer GmbH sieben Spalten von der laufenden Nummer bis zum Tag der Eintragung. Den Aufbau schreibt § 43 HRV vor.

Wo sehe ich, wer für eine Firma unterschreiben darf?

In Spalte 4 (bei Abteilung A in Spalte 3): erst die allgemeine Vertretungsregelung, dann jede vertretungsberechtigte Person mit eventuellen Sonderrechten wie Einzelvertretung. Prokuristen stehen in Spalte 5.

Stehen die Gesellschafter einer GmbH im Handelsregisterauszug?

Nein. Die Gesellschafter einer GmbH stehen in der Gesellschafterliste, einem eigenen Dokument, das beim Register hinterlegt ist und zusätzlich abgerufen werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen HRA und HRB?

HRA (Abteilung A) gilt für eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften wie OHG und KG. HRB (Abteilung B) gilt für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG. Eine GmbH hat deshalb immer eine HRB-Nummer.

Woran erkenne ich, wie aktuell ein Auszug ist?

Im Kopf steht das Datum des Abrufs. Ein Auszug zeigt den Stand zu diesem Zeitpunkt. Viele Empfänger verlangen einen Auszug, der nur wenige Wochen oder Monate alt ist.

Den echten Auszug Ihrer Firma brauchen?

Wir finden die richtige Firma, rufen das Dokument frisch ab und schicken Ihnen das geprüfte PDF per E-Mail.

Jetzt bestellen

Ablauf: Firma nennen → wir besorgen und prüfen → PDF per E-Mail. Alle Dokumente und Preise: Handelsregisterauszug bestellen

Quellen