Gesellschafterliste, Satzung & Co.: Was noch im Registerordner liegt
Zu jeder deutschen GmbH liegen beim Handelsregister neben dem Auszug weitere Dokumente: die Gesellschafterliste mit allen Anteilseignern (§ 40 GmbHG), der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung und weitere eingereichte Unterlagen. Sie sind über die Dokumentenansicht (DK) des Registerportals einsehbar — und werden von Banken und Notaren fast so oft verlangt wie der Auszug selbst.
Was steht in der Gesellschafterliste?
Die Gesellschafterliste beantwortet die Frage, die der Handelsregisterauszug bei der GmbH offenlässt: Wem gehört die Firma? Nach § 40 GmbHG enthält sie zu jedem Gesellschafter Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort (bei Firmen als Gesellschafter: Firma, Sitz und Registerdaten), die Nennbeträge und laufenden Nummern der Geschäftsanteile sowie die prozentuale Beteiligung am Stammkapital. Nach jeder Veränderung — etwa einem Anteilsverkauf — muss unverzüglich eine aktualisierte Liste eingereicht werden; bei notariell begleiteten Änderungen erledigt das der Notar.
Deshalb verlangen Banken (Stichwort: wirtschaftlich Berechtigte), Notare und Käufer im Beteiligungsprozess regelmäßig die aktuelle Gesellschafterliste — eine veraltete Fassung ist einer der häufigsten Rückfrage-Gründe.
Was ist mit Satzung und Gesellschaftsvertrag?
Der Gesellschaftsvertrag (bei der GmbH oft Satzung genannt) liegt ebenfalls im Registerordner — vom Gründungsdokument bis zur aktuell geltenden Fassung nach Änderungen. Gebraucht wird er etwa bei Kontoeröffnung mit erweiterter Prüfung, bei Umstrukturierungen oder wenn Vertragspartner Sonderregeln (z. B. zur Vertretung) nachlesen wollen.
Welche Dokumente liegen noch im Registerordner?
| Dokument | Was es zeigt | Wer es typisch verlangt |
|---|---|---|
| Gesellschafterliste | Anteilseigner, Beteiligungsquoten (§ 40 GmbHG) | Bank, Notar, Käufer, GwG-Prüfung |
| Gesellschaftsvertrag / Satzung | Innere Verfassung der Gesellschaft | Bank, Notar, Vertragspartner |
| Musterzeichnungen, Beschlüsse, Verträge | Je nach Vorgang eingereichte Urkunden | Speziellere Prüfungen |
Nicht im Registerordner liegen Jahresabschlüsse und Bilanzen — die werden im Unternehmensregister offengelegt und sind ein eigenes Thema.
Wie kommen Sie an die Dokumente?
Auf dem amtlichen Registerportal handelsregister.de führt bei jedem Firmentreffer der Link DK (Dokumentenansicht) zu den eingereichten Dokumenten — der Abruf ist wie beim Auszug gebührenfrei; die Anleitung gilt entsprechend: Kostenlos selbst abrufen. In der Praxis liegen dort allerdings teils mehrere Fassungen mit kryptischen Bezeichnungen — die richtige (aktuelle!) zu erwischen ist genau der Punkt, an dem wir übernehmen: Sie nennen den Zweck, wir liefern das passende Dokument geprüft als PDF.
Häufige Fragen zu Gesellschafterliste & Co.
Steht in einem Handelsregisterauszug, wem die GmbH gehört?
In der Regel nein. Der Handelsregisterauszug zeigt Firma, Sitz, Geschäftsführung und Vertretungsbefugnis — die Anteilseigner einer GmbH stehen in der Gesellschafterliste, einem eigenen Dokument im Registerordner (§ 40 GmbHG).
Ist die Gesellschafterliste öffentlich einsehbar?
Ja. Die Gesellschafterliste liegt im Registerordner des Handelsregisters und ist über die Dokumentenansicht (DK) auf handelsregister.de für jedermann abrufbar — wie alle dort eingereichten Dokumente.
Wie aktuell ist die Gesellschafterliste im Handelsregister?
Nach jeder wirksamen Veränderung im Gesellschafterbestand muss unverzüglich eine neue Liste eingereicht werden (§ 40 GmbHG) — bei notariellen Vorgängen durch den Notar. Kurze Übergangslücken direkt nach einem Anteilsverkauf sind trotzdem möglich.
Wo finde ich die Satzung einer GmbH?
Der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung einer GmbH liegt im Registerordner des Handelsregisters und ist über die Dokumentenansicht (DK) auf handelsregister.de abrufbar — vom Gründungsdokument bis zur aktuellen Fassung.
Wo finde ich den Jahresabschluss einer GmbH?
Nicht im Handelsregister: Jahresabschlüsse werden im Unternehmensregister (unternehmensregister.de) offengelegt. Der Registerordner des Handelsregisters enthält Gesellschafterliste, Satzung und weitere eingereichte Urkunden.
Was steht alles in der Gesellschafterliste?
Nach § 40 GmbHG zu jedem Gesellschafter: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort (bei Gesellschafter-Firmen: Firma, Sitz und Registerdaten), dazu Nennbeträge und laufende Nummern der Geschäftsanteile sowie die prozentuale Beteiligung am Stammkapital.
Warum verlangt die Bank die Gesellschafterliste zusätzlich zum Handelsregisterauszug?
Weil der Auszug bei der GmbH nur Geschäftsführung und Vertretung zeigt, nicht die Eigentümer. Für die Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten nach dem Geldwäschegesetz braucht die Bank die Beteiligungsverhältnisse — und die stehen in der Gesellschafterliste.
Wer reicht eine neue Gesellschafterliste ein, wenn Anteile verkauft werden?
Bei notariell beurkundeten Vorgängen — und der GmbH-Anteilsverkauf ist einer — reicht der beurkundende Notar die aktualisierte Liste ein. In den übrigen Fällen sind die Geschäftsführer verpflichtet, unverzüglich eine neue Liste einzureichen (§ 40 GmbHG).
Gibt es Gesellschafterliste und Satzung auch für eine UG?
Ja. Die UG (haftungsbeschränkt) ist rechtlich eine GmbH-Variante — Gesellschafterliste und Gesellschaftsvertrag liegen genauso im Registerordner und sind über die Dokumentenansicht (DK) abrufbar.
Erfahre ich aus der Gesellschafterliste den aktuellen Stand von heute?
Die Liste zeigt den Stand der letzten Einreichung. Da nach jeder Veränderung unverzüglich eine neue Liste einzureichen ist, ist sie meist aktuell — direkt nach einem Anteilsverkauf kann es aber eine kurze Lücke geben, bis die neue Fassung im Registerordner liegt.
Gesellschafterliste oder Satzung benötigt?
Sagen Sie uns Firma und Zweck — wir besorgen das richtige Dokument in der aktuellen Fassung, geprüft und als PDF per E-Mail.
Ablauf: Firma nennen → wir besorgen und prüfen → PDF per E-Mail.
Quellen
- § 40 GmbHG — Liste der Gesellschafter — amtlicher Gesetzestext des Bundesministeriums der Justiz — abgerufen am 10.07.2026
- Gemeinsames Registerportal der Länder (handelsregister.de) — abgerufen am 10.07.2026