Pflicht zur Eintragung ins Transparenzregister: Wer muss melden, und welche Bußgelder drohen?

Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften (also jede GmbH, UG, AG und eGbR) müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv, unverzüglich und laufend aktuell dem Transparenzregister mitteilen (§ 20 GwG). Eine Meldefiktion über das Handelsregister gibt es nicht mehr. Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten: bis zu 150.000 € bei Vorsatz, in schwerwiegenden Fällen bis zu 1 Million Euro oder mehr (§ 56 GwG).

Förmlicher Brief mit unscharfem Text auf einem dunklen Holzschreibtisch, davor Lesebrille und Füllfederhalter

Keine Panikmache: Die Meldung selbst ist unspektakulär und über transparenzregister.de in überschaubarer Zeit erledigt. Teuer wird nur das Ignorieren, und zwar zunehmend automatisch, weil Banken Abweichungen melden müssen. Der Reihe nach.

Wer ist eintragungspflichtig? Die Transparenzregister-Pflicht nach § 20 GwG

  • Alle juristischen Personen des Privatrechts (GmbH, UG, AG, Vereine, Stiftungen) und eingetragene Personengesellschaften (OHG, KG, eGbR), unabhängig von Größe und Alter (§ 20 GwG).
  • Eingetragene Vereine melden meist nicht selbst: Die registerführende Stelle trägt die Vorstandsmitglieder automatisch aus dem Vereinsregister ein (§ 20a GwG). Melden muss ein Verein nur, wenn etwas abweicht, etwa ein Vorstandswechsel noch nicht im Vereinsregister steht oder ein echter wirtschaftlich Berechtigter existiert.
  • Auch ohne "besonderen" Eigentümer: Liegt niemand über der 25-Prozent-Schwelle, wird der Geschäftsführer als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter gemeldet. Details: Wirtschaftlich Berechtigter & fiktiver wB.
  • Ausländische Gesellschaften trifft die Pflicht, wenn sie deutsche Immobilien halten oder erwerben wollen (§ 20 GwG), für Schweizer Firmen mit Deutschland-Bezug relevant.

Was genau verlangt die Pflicht?

Dreifach: die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einholen, aufbewahren und aktuell halten und der registerführenden Stelle unverzüglich mitteilen (§ 20 GwG). "Unverzüglich" heißt: ohne schuldhaftes Zögern: bei der Gründung direkt nach der Handelsregister-Eintragung, danach bei jeder Änderung (Anteilsverkauf, neuer Geschäftsführer als fiktiver wB, Umzug des wB). Es ist eine Dauerpflicht, keine Einmal-Aufgabe; im Gründungskontext gehört sie in den Pflichten-Fahrplan. Erstmeldung oder Änderung übernehmen wir auf Wunsch: Eintragung ins Transparenzregister.

Der Bußgeldrahmen

Wie fallen Versäumnisse überhaupt auf?

Drei Wege, alle real:

  1. Unstimmigkeitsmeldungen: Banken, Notare und andere GwG-Verpflichtete müssen Abweichungen zwischen Register und eigenen Erkenntnissen unverzüglich melden (§ 23a GwG). Jede Kontoeröffnung ist damit eine Kontrolle.
  2. Gebührenlauf: Jede eintragungspflichtige Gesellschaft steht auf der Jahresgebühren-Liste der registerführenden Stelle: wer dort existiert, aber nie gemeldet hat, ist sichtbar.
  3. Anlassprüfungen des BVA (etwa nach Hinweisen).

Übrigens der Grund, warum die Fake-Rechnungs-Masche funktioniert: Die echte Pflicht und die echte Jahresgebühr existieren. Betrüger setzen nur ein Vielfaches auf die Rechnung. Die Unterscheidung: Fake-Rechnungen erkennen. Und ob die eigene Meldung korrekt eingetragen ist, zeigt der Eigenauszug: TR-Auszug selbst abrufen.

Häufige Fragen zur Eintragungspflicht

Muss jede GmbH ins Transparenzregister?

Ja. Alle juristischen Personen des Privatrechts (auch die Ein-Personen-GmbH und die UG) müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister aktiv mitteilen (§ 20 GwG). Größe, Umsatz oder Alter der Gesellschaft spielen keine Rolle.

Gilt die Meldefiktion beim Transparenzregister noch?

Nein. Die frühere Regelung, nach der Angaben aus dem Handelsregister als gemeldet galten, ist abgeschafft. Das Transparenzregister ist ein Vollregister. Jede eintragungspflichtige Gesellschaft muss aktiv melden, auch wenn dieselben Angaben im Handelsregister stehen (§ 20 GwG).

Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlender Meldung ans Transparenzregister?

Der Rahmen reicht bei einfachen Verstößen bis zu 150.000 € (vorsätzlich) bzw. 100.000 € (sonst); bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen bis zu 1 Million Euro oder dem Zweifachen des wirtschaftlichen Vorteils (§ 56 GwG). Die tatsächliche Höhe richtet sich nach dem Einzelfall und dem Bußgeldkatalog des Bundesverwaltungsamts.

Bis wann muss eine neue GmbH ihre wirtschaftlich Berechtigten melden?

Unverzüglich: also ohne schuldhaftes Zögern nach der Entstehung der Gesellschaft (§ 20 GwG). Eine feste Tagesfrist nennt das Gesetz nicht; praktisch gehört die Meldung direkt in die Tage nach der Handelsregister-Eintragung, bevor Bank und Geschäftspartner den Eintrag prüfen.

Was kostet die Eintragung ins Transparenzregister?

Die Eintragung selbst ist gebührenfrei, sie läuft über das amtliche Portal transparenzregister.de. Kostenpflichtig ist nur die Jahresgebühr für die Registerführung (19,80 € pro Jahr, Stand 10/2026). Wer die Eintragung einem Steuerberater oder Dienstleister überlässt, zahlt dessen Honorar zusätzlich.

Kann der Steuerberater die Eintragung ins Transparenzregister übernehmen?

Ja, die Übermittlung kann ein Steuerberater, ein Notar oder ein anderer Dienstleister über ein eigenes Nutzerkonto vornehmen. Die Pflicht und die Verantwortung für richtige Angaben bleiben aber bei der Gesellschaft (§ 20 GwG): Sie muss die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einholen, aktuell halten und bei jeder Änderung erneut melden lassen.

Muss ein eingetragener Verein ins Transparenzregister?

Ja, aber in der Regel ohne eigene Meldung: Für eingetragene Vereine legt die registerführende Stelle den Eintrag automatisch aus dem Vereinsregister an und führt die Vorstandsmitglieder als wirtschaftlich Berechtigte (§ 20a GwG). Selbst melden muss der Verein nur, wenn ein Vorstandswechsel noch nicht im Vereinsregister steht, ein echter wirtschaftlich Berechtigter existiert oder Wohnsitz und Staatsangehörigkeit von der Annahme "Deutschland" abweichen.

Meldung vergessen: Was ist jetzt zu tun?

Die Meldung unverzüglich über transparenzregister.de nachholen; das Register nimmt sie jederzeit an. Danach mit einem Eigenauszug prüfen, ob der Eintrag stimmt. Das Bußgeldrisiko sinkt mit der Nachmeldung, verschwindet aber nicht; eine Verfolgung durch das Bundesverwaltungsamt bleibt möglich. Wer unsicher ist, ob ein Verfahren droht, spricht mit Anwalt oder Steuerberater, eine Beratung dazu leisten wir nicht.

Wer kontrolliert das Transparenzregister?

Die Verfolgung von Verstößen liegt beim Bundesverwaltungsamt (BVA) als Bußgeldstelle. Aufgedeckt werden Lücken vor allem über Unstimmigkeitsmeldungen: GwG-Verpflichtete wie Banken und Notare müssen Abweichungen zwischen Registerstand und eigenen Erkenntnissen unverzüglich melden (§ 23a GwG).

Meldung fällig?

Erstmeldung oder Änderung: Sie tragen die Personen ein, wir übermitteln die Meldung an das Transparenzregister, 89 € inkl. MwSt.

Jetzt bestellen

Ablauf: Personen eintragen und bezahlen → wir melden → Eingangsbestätigung als PDF per E-Mail.

Quellen