KYC-Prüfung: Welche Dokumente Banken und Verpflichtete nach dem GwG von Ihrer Firma anfordern

Hinter jeder KYC-Anfrage ("Know Your Customer") steht dieselbe gesetzliche Pflicht: GwG-Verpflichtete wie Banken, Notare, Zahlungsdienstleister und Leasinggesellschaften müssen ihren Vertragspartner identifizieren (die sogenannte GwG-Identifizierung), dessen Eigentums- und Kontrollstruktur verstehen und die wirtschaftlich Berechtigten feststellen (§ 10 GwG). Von Unternehmen verlangen sie dafür typischerweise drei Dokumente: Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste und Transparenzregisterauszug, plus Ausweise der handelnden Personen.

Mitarbeiterin vergleicht am Schreibtisch eine Ausweiskarte mit Unterlagen auf einem Klemmbrett

Wer die Logik hinter der Anfrage kennt, liefert beim ersten Mal das Richtige, und spart die Rückfrage-Schleife, die Firmenkonto-Eröffnungen und Vertragsabschlüsse regelmäßig um Wochen verzögert.

Wer prüft und warum? Die KYC-Prüfung der Bank und anderer Verpflichteter

Das Geldwäschegesetz nimmt eine lange Liste von Branchen in die Pflicht (§ 2 GwG): Kreditinstitute und Finanzdienstleister, Zahlungs- und E-Geld-Institute, Versicherungen, Notare und (in bestimmten Fällen) Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Immobilienmakler, Güterhändler und weitere. Sie alle müssen vor der Geschäftsbeziehung (und danach anlassbezogen) Sorgfaltspflichten erfüllen (§ 10 GwG). Können sie das nicht, dürfen sie die Geschäftsbeziehung nicht eingehen oder fortführen: Deshalb ist eine unvollständige KYC-Mappe kein Schönheitsfehler, sondern ein Deal-Stopper.

Die typische Dokumentenliste und was jedes Dokument beweist

DokumentBeweistTypische Anforderung
HandelsregisterauszugExistenz, Sitz, Vertretungsbefugnisaktuell, oft beglaubigt
Gesellschafterlisteunmittelbare Anteilseigner der GmbHaktuelle Fassung aus dem Registerordner
Transparenzregisterauszugwirtschaftlich Berechtigte (§ 19 GwG)zeitnah abgerufen
AusweisdokumenteIdentität der handelnden Personen (§ 10 GwG)gültig, teils mit Videoident oder vor Ort
ggf. StrukturübersichtBeteiligungskette bei Holdingsformlos, bei komplexen Strukturen

Die drei Registerdokumente greifen ineinander: Der Handelsregisterauszug sagt, wer handeln darf, die Gesellschafterliste, wem die Anteile gehören, der Transparenzregisterauszug, wer letztlich dahintersteht. Prüfer vergleichen alle drei. Abweichungen lösen Rückfragen und im Zweifel eine Unstimmigkeitsmeldung aus (§ 23a GwG). Was die Register unterscheidet: Handelsregister vs. Transparenzregister.

So kommen Sie zügig durch die Prüfung

  1. Dokumente frisch besorgen: KYC-Stellen wollen aktuelle Stände: Auszüge aus dem Vorjahresordner scheitern regelmäßig an der Aktualitätsanforderung.
  2. Konsistenz prüfen, bevor der Prüfer es tut: Stimmen Gesellschafterliste und TR-Eintrag überein? Falls nein, erst die Meldung aktualisieren (§ 20 GwG), dann einreichen: Eintragungspflicht & Bußgelder.
  3. Bei ausländischen Gesellschaftern die Kette dokumentieren: Bei einer Schweizer Mutter will der Prüfer bis zur natürlichen Person sehen. Der Spezialfall: Schweizer Gesellschafter & Transparenzregister.
  4. Anlässe antizipieren: Wann welche Stelle den TR-Auszug verlangt, zeigt Wann wird der Auszug verlangt?

Häufige Fragen zur KYC/GwG-Prüfung

Was bedeutet KYC bei Unternehmen?

KYC ("Know Your Customer") bezeichnet die Pflicht von GwG-Verpflichteten, ihre Firmenkunden zu prüfen: Identifizierung des Unternehmens und der handelnden Personen, Verständnis der Eigentums- und Kontrollstruktur und Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten (§ 10 GwG). Grundlage ist das deutsche Geldwäschegesetz.

Welche Unterlagen verlangt eine GwG-Prüfung von einer GmbH?

Typisch sind: aktueller Handelsregisterauszug (Existenz und Vertretung), aktuelle Gesellschafterliste (Anteilseigner), Transparenzregisterauszug (wirtschaftlich Berechtigte) und gültige Ausweisdokumente der handelnden Personen. Bei Beteiligungsketten kommt häufig eine Strukturübersicht dazu.

Warum fragt meine Bank regelmäßig neue Unterlagen an, obwohl sich nichts geändert hat?

Die Sorgfaltspflichten des Geldwäschegesetzes gelten nicht nur bei Beginn der Geschäftsbeziehung: Verpflichtete müssen ihre Kundendaten risikobasiert aktuell halten und prüfen turnusmäßig nach (§ 10 GwG). Deshalb fordern Banken auch von Bestandskunden periodisch frische Registerauszüge an.

Was passiert, wenn ich die KYC-Unterlagen nicht liefere?

Kann der Verpflichtete seine Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, darf er die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder nicht fortsetzen (§ 10 GwG). Praktisch heißt das: keine Kontoeröffnung, gekündigte Konten oder gestoppte Vertragsabschlüsse. Vollständige Unterlagen sind der schnellste Weg durch die Prüfung.

Muss ich für die KYC-Prüfung beglaubigte Dokumente einreichen?

Das legt die prüfende Stelle fest: Viele Banken akzeptieren einfache aktuelle Registerauszüge als PDF, manche Anlässe (etwa Notartermine oder ausländische Empfänger) verlangen amtlich beglaubigte Fassungen. Die Anforderung steht in der Regel in der Unterlagenliste; im Zweifel nachfragen, bevor bestellt wird.

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Quellen