Wann wird der Transparenzregisterauszug verlangt und von wem?

Den Transparenzregisterauszug verlangen vor allem GwG-Verpflichtete: Banken bei Kontoeröffnung, Krediten und turnusmäßigen KYC-Reviews, Notare bei Beurkundungen, dazu Fördergeber, Leasing- und Depot-Anbieter. Grund ist ihre gesetzliche Pflicht, die wirtschaftlich Berechtigten ihrer Kunden zu identifizieren (§ 10 GwG), und der Auszug ist dafür der amtliche Nachweis. Verlangt wird fast immer der Eigenauszug: Das Unternehmen reicht den Auszug über sich selbst ein.

Bankberaterin reicht einem Kunden über den Schreibtisch ein Dokument

Die typischen Anlässe im Überblick

  • Kontoeröffnung: Vor der Begründung der Geschäftsbeziehung muss die Bank die wirtschaftlich Berechtigten abklären und identifizieren (§ 10 GwG). Ohne diese Prüfung darf sie das Konto nicht eröffnen. Der TR-Auszug gehört deshalb in fast jede Firmenkonto-Unterlagenliste, neben Handelsregisterauszug und Gesellschafterliste.
  • KYC-Review der Bank: Auch Bestandskunden werden turnusmäßig neu geprüft: dann kommt die Mail "Bitte reichen Sie einen aktuellen Transparenzregisterauszug ein", gern mit kurzer Frist.
  • Notartermine: Notare sind GwG-Verpflichtete (§ 2 GwG); bei Beurkundungen (besonders Immobiliengeschäften) prüfen sie die wirtschaftlich Berechtigten der beteiligten Gesellschaften.
  • Fördermittel und öffentliche Aufträge: Förderbanken und Vergabestellen verlangen den Nachweis der Eigentümerstruktur regelmäßig als Antragsunterlage.
  • Finanzierung, Leasing, Depot: Kreditgeber, Leasinggesellschaften und Wertpapier-Anbieter unterliegen denselben Sorgfaltspflichten: gleicher Auszug, anderer Anlass.

Warum "Eigenauszug": kann die Bank nicht selbst nachsehen?

Kann sie: GwG-Verpflichtete haben eigenen Zugang zum Transparenzregister (§ 23 GwG). In der Praxis verlagern viele Stellen den Aufwand trotzdem auf den Kunden: der Auszug landet dann als Pflichtdokument auf Ihrer Unterlagenliste. Diskutieren lohnt selten; schneller ist, den Auszug parat zu haben: selbst abrufen oder von uns besorgen lassen.

Zwei Stolpersteine aus der Praxis:

  • Aktualität: Angefordert wird meist ein "aktueller" Auszug, je nach Stelle heißt das: nicht älter als einige Wochen bis wenige Monate. Der Auszug zeigt immer den Stand vom Tag der Bewilligung durch das Register ("Tag der Erstellung"); ein später erneut geladenes Dokument bleibt auf diesem Stand. Einen Auszug auf Vorrat zu bestellen bringt deshalb wenig.
  • Konsistenz: Bank-Prüfungen vergleichen den TR-Auszug mit Handelsregister und Gesellschafterliste. Weichen die Angaben ab, gibt es Rückfragen. GwG-Verpflichtete müssen Unstimmigkeiten sogar offiziell melden. Deshalb vor dem Einreichen prüfen, ob die eigene Meldung stimmt: Eintragungspflicht & Bußgelder.

Was genau in dem Auszug steht, erklärt Wirtschaftlich Berechtigter & fiktiver wB; was die anfordernde Stelle damit prüft, zeigt KYC & GwG-Prüfung.

Häufige Fragen zu den Anlässen

Warum verlangt die Bank einen Transparenzregisterauszug?

Banken müssen nach dem Geldwäschegesetz die wirtschaftlich Berechtigten ihrer Firmenkunden abklären und identifizieren (§ 10 GwG), bei Kontoeröffnung und danach in regelmäßigen Überprüfungen. Der Transparenzregisterauszug ist der amtliche Nachweis dieser Angaben und wird deshalb standardmäßig angefordert.

Braucht der Notar einen Transparenzregisterauszug?

Häufig ja: Notare gehören zu den GwG-Verpflichteten (§ 2 GwG) und müssen bei Beurkundungen (insbesondere bei Immobiliengeschäften) die wirtschaftlich Berechtigten der beteiligten Gesellschaften prüfen. Den Auszug fordern sie dafür regelmäßig von der Gesellschaft an.

Wie aktuell muss der Transparenzregisterauszug sein?

Das legt die anfordernde Stelle fest: üblich sind Anforderungen wie "nicht älter als vier Wochen" oder "aktueller Auszug". Da das Transparenzregister laufend fortgeschrieben wird, akzeptieren Banken und Notare in der Regel nur zeitnah abgerufene Auszüge; eine gesetzliche Einheitsfrist gibt es nicht.

Muss ich den Auszug liefern, oder kann die Bank selbst ins Transparenzregister schauen?

Beides ist möglich: GwG-Verpflichtete wie Banken haben eigenen Registerzugang (§ 23 GwG). Viele Stellen verlangen den Auszug trotzdem vom Unternehmen als Teil der Antragsunterlagen. Dann führt am Eigenauszug praktisch kein Weg vorbei.

Was passiert, wenn mein Eintrag im Transparenzregister nicht zu den anderen Unterlagen passt?

Dann drohen Verzögerungen: GwG-Verpflichtete vergleichen den Auszug mit Handelsregister und Gesellschafterliste und müssen erkannte Abweichungen als Unstimmigkeit an die registerführende Stelle melden. Vor dem Einreichen sollte die eigene Meldung deshalb geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden (§ 20 GwG).

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Quellen